Team-Retrospektive

Jetzt reden wir mal Tacheles – aber konstruktiv!

von Katharina Remke Teamwork makes the dream work! Klingt nach einer hohlen Phrase, aber was unser Team angeht, steckt da auf jeden Fall mehr als ein Fünkchen Wahrheit dahinter. Aber Teamwork bedeutet nicht, dass in der Zusammenarbeit auch immer alles optimal und reibungslos funktioniert. Der tägliche Workload lässt kaum Zeit, sich etwa über Probleme fokussiert zu unterhalten. Dazu kommt die Sorge, dass man mit negativem Feedback seinen Kolleg:innen zu nahetritt und eventuelle Konflikte auslöst. Auftritt Team-Retrospektive!

Zurückschauen und aus positiven und negativen Erfahrungen lernen: Sich im Team immer wieder zu hinterfragen und Verbesserungspotenziale zu erkennen, sind Grundpfeiler der agilen Arbeit. Die Team-Retrospektive ist ein sinnvolles Instrument, in dem offen und ehrlich auf strukturierte und konstruktive Weise Themen angesprochen werden können, die sich auf die Zusammenarbeit positiv wie negativ auswirken. Dabei sind eine offene Feedbackkultur und gegenseitiges Verständnis sowie Respekt Grundvoraussetzungen für den Erfolg. Das Wichtigste ist, dass sich die Mitarbeiter:innen wohlfühlen und bereit sind, ihre Meinungen mitzuteilen. Und das natürlich im Sinne der gewaltfreien Kommunikation und ohne Schuldzuweisungen. Um das zu schaffen, braucht es einen geschützten Rahmen und eine:n Moderator:in. Getreu dem Motto: What happens ins Vegas stays in Vegas!

Lean coffee mit lockerer Kaffeehaus-Atmosphäre

Es gibt unzählige Methoden für die Durchführung einer Retrospektive. „Start-Stop-Continue“, „5-Finger“, „Timeline“, um nur ein paar zu benennen. Welches Format genutzt wird, ist letztendlich egal, Hauptsache es kommt etwas Gehaltvolles dabei raus. Wir nutzen für unsere Team-Retros meist die Lean-Coffee-Methode. Bei diesem Format gibt es keine vorgefertigte Agenda. Es werden ausschließlich Themen besprochen, die für alle zu dem Zeitpunkt relevant sind. Kleiner Exkurs: Jeremy Lightsmith und Jim Bensen, zwei amerikanische Agile Coaches führten 2009 das erste öffentliche Lean Coffee durch. Der Name geht auf die Prinzipien des Lean Thinking – mit individuellem Lernen, Eigenverantwortung und Wissensaustausch – bei einer ungezwungenen Coffee Shop Atmosphäre zurück.

In Zeiten des hybriden Arbeitens nutzen wir dafür das Online-Kollaborationstool Miro. Jede:r kann Themen (auf virtuellen Post-its) einbringen, die auf einem Board gesammelt werden. Am Anfang stellt jedes Teammitglied sein Thema kurz vor, bevor es an die Festlegung der Priorisierung geht. Dazu können etwa Punkte vergeben werden, das Thema mit den meisten Stimmen wird als erstes diskutiert. Da möglichst alle Themen besprochen werden sollen, gibt es eine Timebox von 10 Minuten pro Post-it. Wenn es danach noch keine Lösung oder keinen Konsens gibt, dann entscheidet ein Handzeichen mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“, ob es nochmal in die Verlängerung (einer weiteren Diskussion) geht. Am Ende der Besprechung eines jeden Themas können Maßnahmen abgeleitet, festgehalten und einem Teammitglied zugeordnet werden, der oder die sich dann im festgelegten Zeitraum darum kümmert. Nur wenn diese dann auch umgesetzt werden, ist die Zeit für eine Retrospektive gut investiert.

Die Vorteile von Lean Coffee im Überblick:

• Einfachheit des Formats
• Diskussion auf Augenhöhe
• Geringer organisatorischer Aufwand
• Kürze des Formats
• Regelmäßigkeit des Austauschs

Für eine kontinuierliche Verbesserung in puncto Zusammenarbeit und Prozess fördern Retrospektiven die Selbstreflexion und die Weiterentwicklung im Team. Das Format hat sich in den vergangenen vier Jahren bei presigno etabliert. Etwa alle drei Monate treffen wir uns zu einer Team-Retro. Denn eines ist klar: Eine gesunde Fehler- und Lernkultur sowie der regelmäßige Austausch sind eine wichtige Basis für die Effektivität unserer Arbeit.